Total administration

Som udgangspunkt skal ejendomsadministration til enhver tid udføres i overensstemmelse med lovgivningen.

Det kan dog være svært og sammenligne de forskellige tilbud man modtager, når man indhenter tilbud på ejendomsadministration, men en total administration bør som minimum indeholde følgende faste ydelser på en udlejningsejendom som følger:

Opkrævninger:

  • – Opkrævning af leje og andre betalinger fra lejerne
  • – Udsendelse af lejepåkrav (påkravsgebyr ifølge Lejeloven eller kontrakten tilkommer administrator)
  • – Ophævelse af boliglejemål ved manglende betaling, medmindre andet er aftalt
  • – Oversender sagen til advokat med henblik på udsættelse af lejeren
  • – Oversender restancer til inkasso efter forudgående overholdelse af Inkassolovens § 10

Lejereguleringer:

  • – Beregning og evt. varsling af omkostningsbestemt leje én gang årligt, sædvanligvis i september måned.
Hvis en beregning af omkostningsbestemt leje i september måned ikke giver anledning til varsling af omkostningsbestemt leje, foretages i stedet varsling af øgede hensættelser til vedligeholdelse, beboelsesprocent m.v.
  • – Beregning og varsling af regulering i ejendommens skatter og afgifter inden udgangen af maj med tilbagevirkende kraft fra 1. januar samme år.
  • – Beregning og opkrævning af aftalte lejestigninger.
  • – Kontrol med frister for varsling af lejeforhøjelse efter “det lejedes værdi” og varsling for beboelseslejemål efter aftale med udlejer.
  • – Antennebudget og evt. –varsling én gang årligt (den lovlige administrationsudgift hertil tilkommer administrator)

Forbrugsregnskaber o. lign.: 

  • – En gang årligt oversendes nødvendige oplysninger til målerfirma, der for ejers regning udarbejder regnskab
  • – Forbrugsregnskab udsendes til lejere, og der foretages tilbagebetaling/efterbetaling
  • – Regulering af acontobeløb

Betalinger:

  • – Alle faste betalinger afregnes efter fornøden kontrol
  • – Andre betalinger, herunder reparationsudgifter o. lign. afregnes efter at være behørigt attesterede af ejer, vicevært, eller hvem der i øvrigt måtte være bemyndiget hertil.

Lejerskifte:

  • – Modtagelse og bekræftelse af opsigelser samt orientering herom til ejer
  • – Indkaldelse til flyttesyn, der foretages af vicevært, eller af den ejer i øvrigt udpeger dertil
  • – Bestilling af måleraflæsning
  • – Foreløbig og endelig afregning overfor fraflytter
  • – Udarbejdelse af lejekontrakt med ny boliglejer

Ejendommens ansatte: 

  • – Udarbejdelse af ansættelsesaftale med én ansat ved ejendommens drift
  • – Udarbejdelse af fejeerklæring(er)
  • – Udbetaling af løn til ansat ved ejendommens drift – ejer betaler gebyr til f.eks. MultiData
  • – En gang årligt foretages lønregulering efter nærmere aftale med ejer
  • – Indberetning til skattevæsen, ATP og eventuelle andre pligtige indberetninger

Beboerkontakt:

  • – Modtagelse af henvendelser fra lejere i det omfang disse ikke skal rettes til vicevært/varmemester
  • – Behandling af henvendelser vedrørende lejlighedernes konto for indvendig vedligeholdelse, såfremt denne forefindes
  • – Behandling af klager fra lejere og over lejere
  • – Løbende kontakt med lejerne

Bogføring:

  • – Daglig bogføring af ind- og udbetalinger
  • – Udarbejdelse af momsregnskab
  • – Opbevaring af bilag i 5 år

Regnskabsaflæggelse m.v.:

  • – Månedlig restanceliste til ejer
  • – Drifts- og statusoversigt hvert kvartal til ejer
  • – Regnskab og pligtige meddelelser vedrørende vedligeholdelseskonti
  • – Udskrift og afstemning af samtlige konti til ejendommens revisor med henblik på udarbejdelse af årsregnskab

Styring af tilsyn med ejendommen, ordinær vedligeholdelse m.v.: 

  • – Håndværkertilkald i det omfang ydelsen ikke ligger hos vicevært/servicefirma. Controlling af priser ved faste håndværkere samt tilbudsindhentning.

Abonnementsaftaler og forsikringer: 

  • – Indgåelse af abonnementsaftaler som led i ejendommens drift
  • – Behandling af skadesager vedrørende ejendommen og de enkelte lejligheder
  • – Udlejer forpligter sig til at have forsikringsmægler på ejendommene, hvortil administrator skal anmelde skader m.m. Flytning af forsikringer fra et selskab til et andet skal altid godkendes af ejer

Kontakt med myndigheder m.fl.: 

  • – Lovpligtige indberetninger, herunder til GI
  • – Besvarelse af myndighedshenvendelser
  • – Huslejenævns- og ankenævnssager vedrørende omkostningsbestemt leje i det omfang sagerne alene vedrører berettigelsen af budgetposter

Herudover kommer det man i branchen kalder for særlige ydelser. Disse ydelser skal der betales særskilt for og aftales særskilt i forbindelse med indgåelse af administrationsaftalen.

Ønsker du mere information eller en uforpligtende drøftelse, er du velkommen til at kontakte os på mobil 2282  4445 eller email mr@mrmanagement.dk .